5 Tipps für große Sprünge mit kleinen Event-Budgets

Man kennt das: Das Event in der eigenen Bar oder im Restaurant soll ein echtes Highlight werden, die Gäste sollen begeistert und nachhaltig beeindruckt nach Hause gehen. Um neue Stammgäste zu gewinnen und sich ins Gespräch zu bringen, sind Veranstaltungen einfach optimal geeignet. Beim Budget muss dabei nicht mal ins obere Regal gegriffen werden. Wir haben 5 Tipps zum Kostensparen für euch zusammengestellt.

 

01. Die Hauptsaison ist euer Feind

Klar, saisonale Events sind schnell konzipiert: Weihnachtsfeiern, Sommerpartys und Karnevals-Feiern gehen einfach immer. Das Problem: Reine Saisonveranstaltungen fallen naturgemäß in Zeiten mit extrem vielen Konkurrenz-Events. Das erhöht die Preise – sei es für externes Catering,  Live-Musik-Acts oder besondere Ausstattung wie Lichtanlagen. Zudem findet man noch schwerer Personal für Service, Küche oder Flyer-Promotion. Wenn ihr bei der Event-Planung ein wenig querdenkt, fallen euch bestimmt Anlässe, Mottos und Ideen für Veranstaltungen außerhalb der Ballungszeiträume ein. So spart ihr Budget an nahezu allen großen Kostenstellen.

 

 

02. Die meisten Geschenke sind für die Tonne

Sagen wir es mal so: Die Idee ist natürlich nett! Aber: Die allermeisten Geschenke und Give-Aways, die man aufwändig mit dem eigenen Bar- oder Restaurant-Logo versieht und an die Besucher verteilt, landen leider im Müll. An dieser (Kosten-)Stelle kann also angesetzt werden. Meist ist es nachhaltiger, durch gut ausgebildete, smarte Servicekräfte oder mitreißende Show-Acts im Gedächtnis zu bleiben, als Budget für kleine Geschenke aufzuwenden.

 

03. Mut zur Lücke bei Speisen und Getränken

Der eine mag keinen Fisch, der andere trinkt seinen Rotwein gern lieblich – und dann gibt es ja noch den berühmten Otto Normalverbraucher, dessen Ansprüche unbedingt abgedeckt werden müssen. Mit kleinen Event-Budgets habt ihr leider keine Wahl: Vollversorgung bei Speisen und Getränken fällt aus. Seid mutig und nehmt das Risiko in Kauf, einzelne Gäste nicht vollends zufrieden zu stellen. Wenn ihr also kulinarische Highlights setzen wollt, reicht eine kleine Auswahl spannender Speisen und anspruchsvoller Getränke absolut aus. So spart ihr Kosten und das Ergebnis ist meist beeindruckender als das große Buffet für alle Geschmäcker.

 

04. Digital ist besser billiger

Aufwändige Einladungen und Info-Druckprodukte sind nach wie vor eine tolle Sache und machen durchaus Eindruck auf Event-Gäste. Wenn ihr hochwertig gestalten und drucken wollt, kommt ihr dabei allerdings selten kostengünstig davon. Per Mailings und auf euren mobil optimierten Websites lassen sich mit ungleich niedrigerem Kostenaufwand alle wichtigen Infos an den Gast bringen. Und dank Social Media könnt ihr bei geschicktem Einsatz gleich noch effektiv für eure Veranstaltung werben. Die Digitalisierung schreitet im Gastgewerbe voran. Der Einsatz von Online-Medien und digitalen Medienträgern kann daher Budget für andere Bereiche frei schaufeln.

 

05. Dieses Event wird präsentiert von…

Keine Angst, euer Event muss nicht zur bunten Werbe-Show werden! Gut gemachtes Sponsoring kommt vielmehr dezent daher und kann euch sogar weitere Ausstattungskosten einsparen. Viele Getränkemarken setzen schön gestaltete Event-Möbel ein, um eine Veranstaltung „zu branden“. Im Gegenzug wird für euch der Einkauf deutlich kostengünstiger. Und auch Promotion-Aktionen können euer Event beleben, ohne als störend empfunden zu werden. Wichtig: Ihr solltet immer die Übersicht und Kontrolle über das Ausmaß und die Gestaltung des Sponsorings behalten. Lieber weniger Sponsoring-Budget reinholen, als das eure Bar oder euer Restaurant am Ende doch zur Werbebühne wird.

 

Ihr such noch Küchenpersonal, Servicekräfte oder Event-Mitarbeiter für eure Veranstaltung? Hier findet ihr potentielle Arbeitnehmer aus allen wichtigen Berufsfeldern: shjft – die beste Job-Community für Gastronomie, Hotellerie, Promotion und Events